ГСМ на учете: как списать и не потерять?

Организация учета ГСМ в компании

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в компании требует четкой регламентации в Учетной политике. Это несложная, но важная процедура, которая включает несколько ключевых аспектов.

Что должно быть в Учетной политике?

• Правила учета ГСМ;

• Нормы расходования, утвержденные приказом;

• Порядок списания ГСМ;

• Документы для подтверждения расходования ГСМ.

Комплект документов при списании ГСМ

При списании ГСМ необходимо наличие следующих первичных документов:

• Путевой лист;

• Акт списания ГСМ;

• Документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Путевой лист: ключевой документ

Путевой лист является основным документом, в котором фиксируются:

• Количество отпущенных ГСМ;

• Показания спидометра на момент выезда и возвращения;

• Маршрут следования, подтверждающий производственный характер расходов.

Документы на АЗС

При заправке автомобиля на автозаправочной станции (АЗС) фискальный чек служит подтверждением вида, стоимости и количества полученных ГСМ. Если ГСМ приобретаются на компанию, АЗС должна оформить накладную на отпуск запасов и электронную счет-фактуру (ЭСФ).

Учет ГСМ

Полученные ГСМ учитываются как запасы и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы». Нормы списания ГСМ определяются компанией на основе линейных норм расхода топлива, согласно «Правилам по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники».

Оплата за ГСМ

Для оплаты ГСМ используется топливная карта, на которую компания переводит средства. Эта карта позволяет закупать определенное количество ГСМ, которые становятся собственностью компании с момента фактического получения на АЗС. Также могут быть использованы талоны на получение ГСМ.

Отчетность по ГСМ

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет отчет по заправкам автомобилей по талонам или топливной карте. Если используется несколько карт, информация предоставляется по каждой из них (место, время, количество топлива).

Водитель должен предоставить в бухгалтерию путевой лист и чеки с АЗС, подтверждающие получение ГСМ. Бухгалтер производит расчет расхода и списывает ГСМ, основываясь на пробеге и нормах списания. Списание ГСМ оформляется актом списания запасов по форме З-6.

Списание ГСМ

Списание ГСМ с подотчета водителей осуществляется по фактическому расходу, но не превышает норму. Учет приходов и списаний ГСМ оформляется следующими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 - перечислен аванс поставщику ГСМ;

• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - получены ГСМ;

• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списаны ГСМ на расходы предприятия.

Соблюдение всех вышеуказанных пунктов обеспечит правильный учет и контроль за расходами на ГСМ в вашей компании.

Нашли ошибку?