ЭДО в «Бизнес-помощнике»: легкий обмен юридически значимыми документами

Электронный документооборот (ЭДО) в сервисе «Бизнес-помощник» предоставляет возможность создавать, подписывать и обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и сотрудниками без необходимости печати и физической передачи бумажных копий.

Возможности системы

• Создание документов из раздела «Бухгалтерия» или загрузка PDF с компьютера.
• Электронное подписание через NCALayer или мобильное приложение eGov.
• Гибкая последовательность подписания — любая сторона может подписать первой.
• Отслеживание статусов в реальном времени.
• Юридическая сила подписанных документов согласно законодательству РК.
• Удобное архивирование для организации документов.

Подключение к ЭДО

Для начала работы с ЭДО необходимо добавить организацию с действующим ИИН/БИН в разделе «Мои реквизиты» и активной подпиской в сервисе.

Системные требования

Подписание через NCALayer

• Установленное приложение NCALayer.
• Действующий ключ ЭЦП на физическом носителе.
• Поддерживаемые браузеры: Chrome, Firefox, Safari, Edge.

Подписание через мобильное приложение

• Приложение eGov Mobile или eGov Business (последняя версия).
• Смартфон с камерой для сканирования QR-кода.
• Доступ к интернету.

Структура и организация документов

Все документы в системе распределены по четырем папкам для удобной навигации:

Тип документа	Описание
Входящие	Документы от контрагентов и документы, ожидающие вашей подписи.
Исходящие	Созданные вами документы и документы в процессе согласования.
Завершенные	Завершенные документы, подписанные или отозванные.
Архивные	Архив для хранения документов, перемещенных в архив вручную.

Создание документов

Система предлагает два способа создания документов в ЭДО.

Способ 1: Создание из раздела «Бухгалтерия»

Этот способ применяется для документов следующих типов: накладные, акты, доверенности, договоры и трудовые договоры.

Порядок действий:

1. Откройте документ в разделе «Бухгалтерия».
2. Нажмите кнопку «Создать в ЭДО».
3. Система автоматически заполнит необходимые данные.
4. Проверьте корректность данных.
5. Отправьте документ на подписание.

Важно: После перехода документа в статус «На подписании» редактирование документа в Бухгалтерии становится невозможным.

Способ 2: Загрузка документа с компьютера

Этот способ применяется для любых документов в формате PDF размером до 15 МБ.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «ЭДО» → «Исходящие».
2. Нажмите «Добавить документ».
3. Заполните форму, указав получателя, тип документа, номер и дату.
4. Загрузите PDF-файл документа.
5. Нажмите «Сохранить».

Технические требования к файлам:

Формат	Максимальный размер	Количество файлов	Защита паролем
Только PDF	15 МБ	Один файл на документ	Не поддерживается

Статусы документов

«Создан»

• Начальный статус после создания документа.
• Получатель может просмотреть документ и подписать его.

«На подписании»

• Документ получил хотя бы одну подпись.
• Статус сохраняется до получения второй подписи или отзыва.

«Подписан»

• Документ успешно подписан обеими сторонами.

«Отозван»

• Документ отозван отправителем.
• Получатель больше не может его просмотреть или подписать.

Управление документами

Отзыв документа

Отзыв необходим для предотвращения подписания документа, который стал недействительным или содержит ошибки. Отзыв доступен только для документов в статусе «На подписании».

Порядок действий:

1. Откройте документ в статусе «На подписании».
2. Нажмите кнопку «Отозвать».
3. Подтвердите действие.

После отзыва документ переходит в статус «Отозван», и получатель больше не может его подписать.

Скачивание документов

После подписания доступны различные версии документа:

Название	Описание
Оригинал	Исходный PDF без подписей.
Электронная карточка	Документ с визуализацией подписей.
Версия для ezSigner	Формат для проверки подлинности.

Архивирование документов

Архив — это специальная папка для удобной организации завершенных документов. Архивирование не удаляет документы, а лишь перемещает их для упрощения навигации.

Документы в архиве сохраняются бессрочно и доступны для возврата в любой момент.

Перемещение в архив

Можно архивировать документы со статусом «Подписан» или «Отозван».

Порядок действий:

1. Откройте документ в папке «Завершенные».
2. Нажмите кнопку «В архив».

Возврат из архива

Порядок действий:

1. Перейдите в папку «Архивные».
2. Откройте нужный документ.
3. Нажмите кнопку «Из архива».

Часто задаваемые вопросы

Общие вопросы

• Кто должен подписать документ первым? Последовательность подписания не важна; первой может подписать любая сторона.
• Видит ли получатель документ сразу после создания? Да, ссылка активна с момента создания документа.
• Могу ли я редактировать документ после отправки ссылки? Да, пока документ находится в статусе «Создан».
• Сколько времени действует ссылка для подписания? Ссылка действует до тех пор, пока документ находится в статусе «Создан», «На подписании» или «Подписан».
• Нужно ли получателю регистрироваться в системе? Нет, получатель может подписать документ по внешней ссылке без регистрации.

Вопросы о статусах

• Можно ли отозвать документ после того, как одна сторона уже подписала? Да, отзыв возможен на любом этапе статуса «На подписании».
• Что делать, если получатель случайно получил ссылку на чужой документ? Немедленно отзовите документ.
• Можно ли отредактировать подписанный документ? Нет, редактирование подписанного документа невозможно.

Нашли ошибку?